On continue dans la suite des démarches pour obtenir un visa J1, après votre sponsor choisi (article détaillé et comparaison des différents sponsors ici) et votre dossier envoyé il vous faudra passer par l’étape la plus simple, rapide, et sympathique : remplir le DS-7002. Bien entendu les adjectifs employés sont l’inverse absolu de ce qu’est cette étape puisque remplir un DS-7002 est aussi appréciable que de devoir prendre la 405 (ou le périph) passé 16h.

Le DS 7002 c’est quoi ?

Le DS-7002, c’est ce document qui décrit tout votre plan de formation (aka votre stage ou votre formation). Parce que vous ne partez pas juste pour vivre d’hamburgers et de Mustang décapotable, il faut que vous expliquiez ce que vous allez apprendre, qui sont les personnes qui seront à vos cotés pour vous encadrer, qu’est ce que ce stage/training va vous apporter etc etc etc etc et encore etc (parce qu’il y a pas mal de cases mine de rien).

Lors de mon précédent visa en 2012 j’avais rempli mon DS sur le document en lui-même. Cette année tout s’est fait sur le site de la CIEE. Je ne sais pas si c’est nouveau ou si c’est spécifique à ce sponsor, mais en tout cas c’est beaucoup plus intuitif et ça se laisse remplir (presque) plus facilement.

Sans le DS-7002 vous n’obtiendrez pas votre DS-2019 et sans votre DS-2019 vous n’obtiendrez pas votre visa. Pire, le DS peut être une raison de refus du visa par le sponsor si votre plan n’est pas en adéquation avec ce qu’un J1 est censé vous apporter ou que vous ne remplissez pas tous les critères. Donc autant dire que cette étape est primordiale.

Pour rendre la chose encore plus compliquée, le DS c’est à l’entreprise de le remplir. Cependant rien ne vous empêche d’aider votre futur boss ou de le pré-remplir avant de l’envoyer pour correction (officieusement), surtout si vous ne voulez pas que ça prenne des semaines. Je précise notamment pour ceux qui sont en France, vous aurez besoin de renseignements donc ça peut prendre du temps, et dans le cas ou ce n’est pas informatisé et que vous remplissez directement sur le DS vous allez devoir envoyer votre DS à l’entreprise pour avoir la signature et ils devront vous le renvoyer pour que vous signez à votre tour, donc pas mal de scans à faire et les entreprises mettent toujours une éternité. Donc prévoyez le coup, ça peut se faire en 4 jours comme ça peut mettre 1 mois !

Maintenant que le point est fait sur le DS et son importance, passons aux choses sérieuses : qu’est ce qu’on écrit dedans ?

Compléter son DS-7002

Comme je l’ai dit un peu avant, en passant par Parenthèse et la CIEE vous remplirez tout en ligne via le portail de la CIEE. C’est beaucoup plus simple à remplir que sur papier, mais pour que cet article parle à tout le monde je vais suivre le format papier.

Prenez une grande respiration et c’est parti !

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Section 1: Additional Exchange Visitor Information

Bon la c’est facile, c’est les infos sur soi-même. Votre nom/prénom (tel que sur votre passeport), email, le nom de votre sponsor (l’organisme américain, pas français), votre catégorie (intern ou trainee), ce que vous faites de votre vie, vos études (attention, il faut que ça corresponde à votre training), vos années d’expérience (1 étant le minimum imposé pour les training), votre niveau d’études, la date d’obtention du diplôme (le jour importe peu mais mettez la bonne période et la bonne année) et vos dates de training/stage désirées (attention on parle des dates dans l’entreprise, pas aux USA).

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Section 2: Compensation

Cette partie là concerne l’entreprise, et c’est la que vous aurez besoin d’infos. Nom et coordonnées jusque la pas de soucis. Il vous faut ensuite remplir l’EIN aka Federal Tax ID, si l’entreprise a une Worker’s compensation policy et via quel organisme (en général toutes les grosses entreprises en ont une), combien il y a d’employés en Full Time (FT) et quel est le CA annuel. On vous demande aussi votre compensation = salaire. Si vous faites un training vous êtes certainement payé, dans le cadre d’un stage c’est moins sur mais précisez, surtout que suivant votre compensation il vous faudra ou non fournir des documents complémentaires pour montrer comment vous allez faire pour vivre. Si jamais votre entreprise vous fournit un logement, une voiture de fonction ou autre vous pouvez le mettre dans Non-Monetary Compensation Value (sur le site de la CIEE tout ça sera détaillé et séparé).

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 Section 3: Certifications

Rien de plus simple, vous lisez et vous signez !

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 Section 4: Training/Internship Placement Plan

Vous vous demandez ce qu’est l’enfer ? Et bien bienvenue ! Si vous avez eu du mal à remplir les premières parties alors vous êtes mal barré ! Vous voila dans la partie des phases. Oui, des phases. Mais qu’est ce que ça peut bien être ?! En gros les phases c’est votre année. Si vous faites un training d’un an vous n’allez pas passer toute votre année à faire pareil, vous allez apprendre plusieurs choses. Les phases c’est la description de ces plusieurs choses. Vous allez peut être tourner dans différents services, avoir différents postes, travailler sur des projets différents.. Par exemple moi j’ai séparé en trois phases :

★ L’orientation (c’est un peu la phase de base, celle qui vous permet de combler les 3 premiers mois facilement)

★ La gestion des hôtels

★ La gestion des transports

Parce qu’on ne réserve pas 100 chambres d’hôtels de la même manière qu’on réserve un jet privé j’ai décidé de faire une partie pour chaque. Donc suivant quelles seront vos missions, voyez comment faire une phase pour chaque.

Je conseille de faire des phases de 3 à 5 mois en moyenne, ça reste raisonnable sans que les phases soient trop longues et/ou que vous vous retrouviez avec un nombre trop faible (3 phases minimum sont conseillées pour un 12 mois).

Les phases, venons-y !

En premier il vous faudra remplir les infos de votre superviseur pour cette phase. Rien de bien compliqué. Vous devez ensuite donner les infos “pratiques” sur la phase : l’endroit ou vous le ferez –Site of Activity (vous pouvez très bien faire cette partie dans des bureaux extérieurs) et l’adresse, le domaine auquel cela s’apparente (marketing, communication, hospitality, production, publishing, management etc, vous avez saisi le truc!), le nom de la phase (comme le domaine cette partie vous est propre. Vous pouvez aussi bien utiliser le nom de la mission que le domaine –management par exemple), les dates de votre phase, le numéro de la phase (donc 1 sur 3, 2 sur 3, 3 sur 3…)

Passons au plus important/barbant : la description des phases. (courage!)

Attention ! Lorsque vous remplissez les phases veillez bien à ne jamais utiliser le mot “work”. Vous faites un stage ou un training, vous ne travaillez pas. Vous allez assister, apprendre, à la limite coordonner, mais vous n’allez jamais travailler, donc attention à ne pas utiliser ce mot sinon vous devrez tout re-remplir !! (ça m’est arrivé lors de mon premier DS donc je sais de quoi je parle!)

★ Description of trainee’s role for this phase:

Description très générale de la phase. En une phrase, il faut expliquer ce que vous ferez durant cette phase.

★ Specific goals and objectives for this phase:

Description détaillé de la phase. N’en faites pas trop non plus, 3 phrases suffisent. Précisez ce que l’entreprise va vous apprendre et ce que vous allez en tirer.

★ Please list the names and titles of those who will provide continuous (for example, daily) supervision of the Trainee/Intern, including the primary supervisor. What are these persons’ qualifications to teach the planned learning? :

Vous devez faire un bref résumé du CV de la personne qui va vous encadrer sur cette phase. Parce que vous aurez peut-être plusieurs superviseurs tout au long de votre training ils veulent savoir qui ils sont, quels seront leurs rôles, et en quoi ils sont qualifiés pour encadrer cette phase. Dites depuis combien de temps la personne travaille pour la société et quel poste elle occupe et c’est dans la poche !

★ What plans are in place for the Trainee/Intern to participate in cultural activities while in the United States? :

On veut savoir comment vous allez vous intégrer dans le pays. Comme je l’ai dit au début vous ne venez pas pour vivre d’hamburgers et de Mustang mais ça fait partie du jeu. Les entreprises américaines sont très friandes de “celebrations”, que ce soit Halloween, Noël, la St Patrick les américains fêtent tout, donc dites le. Ca fait totalement partie de l’intégration. N’hésitez pas a dire si vous allez faire des sorties avec votre équipe, prendre des lunch ensemble… Des choses assez bateau mais c’est la réponse attendue, tout ce que veut c’est que vous sortiez la tête du bureau !

★ What specific knowledge, skills, or techniques will be learned? :

Pour cette partie faites comme si vous écriviez votre CV. Perso c’est ce que j’ai fait, des tirés et à la ligne en décrivant mes missions. Pas besoin d’écrire un roman, 3-4 lignes suffisent mais il faut que ça en dise quand même assez sur ce que vous allez faire.

★ How specifically will these knowledge, skills, or techniques be taught? Include specific tasks and activities (Interns) and/ or methodology of training and chronology/syllabus (Trainees) :

Expliquez comment vous allez apprendre le job. Suivant le secteur la réponse peut-être différente, si vous apprenez a vous servir d’un logiciel ça se fera surement en ligne via un e-training,  est-ce que vous aurez des formations en extérieur, est-ce que vous serez en binôme avec votre superviseur, est-ce que vous suivrez un guide écrit par l’entreprise … Expliquez comment vous allez apprendre.

★ How will the Trainee/Intern’s acquisition of new skills and competencies be measured? :

Pour rebondir sur la question précédente il faut expliquer comment on va mesurer vos compétences, comment on va vérifier que vous apprenez bien. Ca peut être via des rendez-vous hebdomadaires/mensuels avec votre superviseur, vous pouvez avoir des sortes de tests sur votre training en ligne, dans les métiers de la com/marketing ça peut s’évaluer selon la réussite du projet, bref encore une fois ça dépend de votre secteur. Dans mon cas j’ai mis que mes compétences seraient mesurées grâce a la satisfaction du client. Ca reste simple mais plus qu’important.

Il ne reste plus qu’a avoir la signature du superviseur de la phase, refaire la même chose pour les prochaines phases et vous êtes prêts !

Alors dis comme ça ça n’a pas l’air bien compliqué (même moi en écrivant l’article je trouve ça assez simple!) mais croyez moi que quand vous allez vous retrouver devant votre formulaire a compléter ça ne sera pas pareil ! Dans mon cas ça aura pris environ 5-6 heures pour être complété (sans parler du temps pour avoir les infos sur l’entreprise), espacé en plusieurs jours parce que clairement ma boss avait autre chose à faire que passer quasi une journée entière à remplir mon DS-7002.

Pour ceux qui passent par Parenthèse et qui rempliront le DS en ligne c’est le même procédé, l’ordre diffère car séparé en catégories (basic information, supervisor details, phase specifics et skills & knowledges) mais le concept est le même, c’est juste plus agréable car le site est plutôt bien fait et clair.

Si je peux vous donner un conseil, prenez le temps de bien le compléter, relisez, corrigez … Ce n’est pas une partie de plaisir mais c’est essentiel car votre visa en dépend. Promis vous avez fait le plus dur !